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Schulung & Dokumentation

Lernen und Veränderungsprozesse

In der Psychologie wird Lernen als ein Prozess definiert, der zu Verhaltensveränderungen führt und auf Erfahrungen aufbaut. Veränderungsprozesse in Unternehmen erfordern wiederum Lernprozesse der betroffenen Mitarbeiter.

Aus organisatorischen Veränderungsprozessen resultiert Schulungsbedarf. Ist dieser erkannt und spezifiziert, können Lernziele festgelegt werden. Lernziele beschreiben die gewünschte Verhaltensveränderung.

Lernziele sollten dabei spezifisch und messbar sein. Sie können aus Ist/Soll-Betrachtungen abgeleitet werden und stellen die „inhaltlichen“ Aspekte des Schulungsbedarfs dar. Daneben ist zu ermitteln, wer und wann zu schulen ist. Das „Wie“ bleibt noch dem Schulungskonzept überlassen.

Change Management

Soweit Schulungsanforderungen nicht aus kontinuierlichen Personalentwicklungsprozessen resultieren, sind sie, wie oben aufgezeigt aus einem Change Management heraus zu entwickeln.

Change Management versucht Organisationen für Veränderungsprozesse „fit“ zu machen und frühzeitig alle Betroffenen darauf vorzubereiten. Neben einer internen wie externen „Öffentlichkeitsarbeit“ beinhaltet dies auch den Aufbau eines Schulungs-systems und die Entwicklung eines Schulungskonzepts.

In einem Schulungssystem zu berücksichtigen sind organisatorische Rahmenbedingungen, die Zahl der zu Schulenden, deren Qualifikation und Hintergrund. Geeignete Lehrmethoden sind z.B. mit Hilfe der Bloom´schen Taxonomie zu ermitteln und in einem geeigneten Mix zusammenzustellen. Ein spezifisches Kursprogramm ist zu entwickeln und auf die Teilnehmer und ihre Anforderungen abzustimmen, Schulungen sind zu organisisieren.

Die Kurse samt Unterlagen sind zu erarbeiten. Die Frage, wie die Lernziele zu erreichen sind, steht dabei im Vordergrund, um die entsprechenden Lernaktivitäten abzuleiten. Aspekte der Motivation sind hierbei einzubeziehen. Dies kann z.B. durch die Anwendung des ARCS-Modells erfolgen. Zunächst muss das Interesse des Lernenden geweckt und erhalten werden. Sein informationssuchendes Verhalten sollte stimuliert werden. Die Relevanz der Lerninhalte muss ihm vermittelt werden. Bei den einzelnen Lernschritten muss ihm Feedback gegeben werden. Es empfiehlt sich gezielt das Selbstvertrauen anzusprechen und durch die Möglichkeit der Anwendung des neu erworbenen Wissens für die Nachhaltigkeit der Verhaltensänderung zu sorgen.

Nachhaltigkeit

Um die Nachhaltigkeit der Schulungsergebnisse (und ggf. auch das Schulungssystem und Kursprogramm selbst) zu überprüfen, ist eine systematische Evaluation erforderlich.

Je spezifischer und je besser messbar die Lernziele bereits am Anfang festgelegt wurden, desto einfacher und effektiver lässt sich Nachhaltigkeit sicherstellen, auch wenn diese Thematik in der Praxis häufig vernachlässigt wird. Mitunter reichen bereits kleine Korrekturen, Nachschulungen oder z.B. das Angebot von „Delta“-Kursen, um die Schulungsergebnisse drastisch zu verbessern und somit das gesamte Schulungssystem effektiver und effizienter zu gestalten und letztlich Folgekosten zu sparen.

Schulung & Dokumentation

Die Erstellung von Dokumentationen ist nicht nur für Schulungen erforderlich. Technische Dokumentationen oder Projektdokumentationen haben ihre eigene Bedeutung, sollen aber im folgenden nicht betrachtet werden.

Gelingt es Schulungs– und Dokumentationsaufgaben in komplexen Projekten miteinander zu verknüpfen, so können erhebliche Synergien genutzt werden. Wiedererkennungseffekte in der Dokumentation verstärken auch nach Ende der Schulungsmaßnahme die Nachhaltigkeit der Wirkung bei den Teilnehmern.

Die meist aufwendige Erstellung von Kursunterlagen und Anwenderdokumentationen/-handbüchern kann zusammengelegt werden. Für die systematische Pflege der Unterlagen sind entsprechende Verantwortlichkeiten und Pflegeprozesse zu definieren. Je nach Komplexität des Schulungs– bzw. Dokumentationsvorhabens kann der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) erforderlich sein. Je nach Konzept können weitere Tools z.B. für die Aufbereitung der Inhalte für das Web oder andere Medien, erforderlich sein.

Mehr als eine Hausaufgabe!

Schulung & Dokumentation sind mehr als nur eine Hausaufgabe. Aus Kapazitätsgründen oder einem falschen Kostenverständnis wird hier häufig an der falschen Stelle gespart. Die nur schwer messbaren Folgekosten aus unterlassenen oder schlecht durchgeführten Maßnahmen werden vernachlässigt, statt die Anforderungen in professionalisierter Weise zu behandeln.

Wie solche Aufgaben erfolgreich umgesetzt werden können, zeigen 3 Beispiele aus der Beratungspraxis der PMBS.

Beispiel 1: Branchenspezifische Projektmanagement-Schulung

Für den Bildungsträger eines bayerischen Arbeitgeber-Verbandes entwickelte die PMBS eine branchenspezifische Projektmangement-Schulung. Durch den direkten Bezug zum eigenen Arbeitsfeld wird den Teilnehmern der Transfer erleichtert. Die Anwendungsfälle und Beispiele sind eingängig und nachvollziehbar. Der Praxisbezug ist sichergestellt und sorgt für ein hohes Maß an Motivation bei den Teilnehmern..
Eine Kursbeschreibung zu dieser Projektmanagement-Schulung finden Sie hier.

Beispiel 2: Einführung eines Schulungssystems

Im Rahmen der Einführung eines ERP-Systems wurde für den Kunden zunächst ein Schulungsprogramm für die Erst-Schulung der Anwender erarbeitet. Diese wurden mit einem Mix aus dem Einsatz von Computer Based Trainingskursen eines unabhängigen Anbieters und spezifischen Schulungen mit Trainer auf ihre Aufgaben vorbereitet.

Mittels Fragebogen erfolgte eine Evaluierung der Kurse. Dabei wurden erhebliche Wissensmängel der Teilnehmer in angrenzenden Gebieten belegt.

Aufgrund dieser Ergebnisse wurde in einem weiteren Schritt ein Mulitplikatorenkonzept für den laufenden Betrieb entwickelt. Sogenannte Power-User oder Multiplikatoren wurden methodisch und fachlich darauf vorbereitet, ihre Kollegen „on the Job“ weiter zu trainieren.

Beispiel 3: Prozessorientierte Anwenderdokumentation

Die intranetbasierte Anwenderdokumentation des Warenwirtschaftssystems musste nach einem Versionswechsel der Software grundlegend überarbeitet werden, da sich wesentliche Bestandteile der Bildschirmoberfläche und der Bedienung verändert hatten. Aufgrund der Erfahrungen mit der früheren Doku war neben einem inhaltlichen Dokumentationskonzept auch die Gestaltung und Einführung eines expliziten Dokumentationsprozesses erforderlich. Nur mit einem solchen lassen sich Aktualität und Konsistenz der Doku sicherstellen.

Das inhaltliche Konzept orientierte sich an einer visualisierten Darstellung der Prozesse im Unternehmen, die mit „Links“ auf weiterführende Dokumente versehen wurde.

Für den Dokumentationsprozess wurden auslösende Faktoren, die eine Aktualisierung erforderlich machen, identifiziert. Diese lösen einen redaktionellen Prozess aus, der die anfallenden Aufgaben bis hin zur Bereitstellung der neuen Doku für den Anwender regelt.

Um diese prozessorientierte Anwenderdokumentation samt Dokumentationsprozess einzuführen wurde ein eigenes Projekt von der Analyse über Projektvorschlag, Konzeption, Toolauswahl, Realisierung und Bereitstellung bis hin zum Projektabschluß ins Leben gerufen.

Unser Angebot

PMBS steht für

  • Projektmanagement
  • Beratung
  • Schulung

In diesen Feldern sind wir als PMBS-Unternehmensberatung seit 1998 für unsere Kunden tätig.

Als Berater sehen wir unsere eigenen Stärken nicht nur in der Konzeption, sondern auch in der pragmatischen Umsetzung. Dies gilt insbesondere für unsere Schulungs– und Dokumentationsprojekte.

Unsere Mitarbeiter sind flexible Generalisten mit einem wirtschaftswissenschaftlichen Qualifikationsprofil. Mit unserem Verständnis in Change Management und unserem Know How in Projektmanagement helfen wir Ihnen, die Schulungs– und Dokumentationsthemen Ihrer Projekte umzusetzen und Ihre Projekte erfolgreich zu gestalten.

Wir verhelfen Ihnen und Ihren Projekten gerne zum Erfolg!

 

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